Auftragsverarbeitung
(Art. 28 Abs. 3 DSGVO)

Alles, was Sie zur Zusammenarbeit mit uns im Rahmen der Auftragsverarbeitung wissen müssen, finden Sie in unseren FAQ.

Vereinbarung gemäß Art. 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zwischen

dem Vertragspartner Im Folgenden „Auftraggeber“

und

der
ELOVADE Deutschland GmbH
Garbenheimer Str. 36
35578 Wetzlar
Im Folgenden „Auftragnehmer“

1. Zweck

Diese Vereinbarung regelt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag. Diese Vereinbarung findet auf alle Tätigkeiten Anwendung, bei denen beauftragte Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten für den Auftraggeber verarbeiten. Mit dieser Vereinbarung legt der verantwortliche Verarbeiter (Auftraggeber) Zweck und Mittel der Verarbeitung fest und schreibt dem Auftragnehmer die zur Erfüllung zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) vor. Die Vereinbarung begründet zudem ein Übermittlungsprivileg. Sie unterliegt der dauernden Anpassung und liegt hier in der jeweils aktuellen Form vor.

Die genauen Umstände der die Vereinbarung begründenden Verarbeitung werden in den Anhängen dieser Vereinbarung beschrieben.

Für die derart in Auftrag gegebene Verarbeitung gelten die folgenden Vereinbarungen:

2. Gegenstand und Dauer des Auftrags

Die Dauer des Auftrags ergibt sich aus dem Hauptvertrag. Name und Datum dieses Hauptvertrags finden sich in Anlage 1.

Anlage 1 listet darüber hinaus die den Auftrag begründenden Verarbeitungsgegenstände, für die die Verarbeitung im Auftrag abgeschlossen wird, auf.

3. Konkretisierung des Auftragsinhalts

Die detaillierte Konkretisierung des Auftragsinhalts erfolgt in Anlage 2.

3.1. Art und Zweck der Datenverarbeitung

Die detaillierte Konkretisierung von Art und Zweck der Datenverarbeitung erfolgt in Anlage 2.

3.2. Ort der Datenverarbeitung

Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen des Art. 44 f. DSGVO erfüllt sind.

Ob Daten in ein Drittland übertragen werden und welche Garantien in diesem Falle der Übertragung zugrunde liegen, ergibt sich aus Anlage 2.

3.3. Kategorien der Daten

Die Kategorien der personenbezogenen Daten ergeben sich aus dem Hauptvertrag und sind in Anlage 3 anhand der Datenkategorien beschrieben.

Name und Datum dieses Hauptvertrags finden sich in Anlage 1.

3.4. Kategorien der betroffenen Personen

Die Kategorien der betroffenen Personen ergeben sich aus dem Hauptvertrag und sind anhand der Personenkategorien in Anlage 4 beschrieben. Name und Datum dieses Hauptvertrags finden sich in Anlage 1.

4. Technisch-organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung /ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, sowie Art. 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit sowie zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

5. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessen werden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

6. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (DSB), der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DSGVO ausübt. Dessen Kontaktdaten werden dem Auftraggeber zum Zweck der direkten Kontaktaufnahme mitgeteilt. Ein Wechsel des DSB wird dem Auftraggeber unverzüglich mitgeteilt. Name und Kontaktdaten des DSB finden sich in Anlage 5.
Ist der Auftragnehmer nicht zur Bestellung eines DSB verpflichtet, wird der Ansprechpartner beim Auftragnehmer in Anlage 5 benannt.
Wenn der Auftragnehmer seinen Sitz außerhalb der Union hat, benennt er Vertreter nach Art. 27 Abs. 1 DSGVO in der Union. Diese sind in Anlage 5 aufgelistet.
Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b sowie der Artt. 29 & 32 Abs. 4 DSGVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c sowie Art. 32 DSGVO [Einzelheiten in DS-106].
Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
Die Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 8 dieses Vertrages.

7. Unterauftragsverhältnisse

Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer nur im Rahmen einer Verarbeitung im Auftrag und nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher und zu dokumentierender Zustimmung des Auftraggebers beauftragen.

Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der in Anlage 6 genannten Unterauftragnehmer unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO zu. Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel des bestehenden Unterauftragnehmers sind zulässig, soweit:

der Auftragnehmer eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer dem Auftraggeber eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und
der Auftraggeber nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und
eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO zugrunde gelegt wird.

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet. Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR, so stellt dieser die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Hauptauftragnehmers (mind. Textform).

Sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen.

8. Kontrollrechte des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann durch aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) erfolgen.

Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

9. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen
die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber den Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevanten Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde

Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder auf ein Fehlverhalten des Auftraggebers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

10. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mindestens Textform).

Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

11. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

12. Verpflichtung gemäß § 203 Abs. 4 Nr. 2 StGB (erlangt Geltung bei Berufsgeheimnisträgern)

Der Auftragnehmer ist zur Verschwiegenheit verpflichtet, auch nach Beendigung des Auftrags. Diese Pflicht bezieht sich auf alles, was dem Auftragnehmer im Rahmen seiner Tätigkeit für den Auftraggeber bekannt wird. Dies gilt nicht für Tatsachen, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen.

Der Auftragnehmer hat seine Mitarbeiter oder Subunternehmer oder andere Personen, die er zur Erfüllung seines Auftrags hinzuzieht, zur Verschwiegenheit schriftlich zu verpflichten, soweit sie in Erfüllung dieser Vereinbarung für den Auftraggeber tätig werden, und auf die strafrechtlichen Folgen einer Verletzung der Verschwiegenheitspflicht, insbesondere über § 203 StGB, hinzuweisen. Der Auftragnehmer hat Subunternehmer zu verpflichten, dass diese ihre Mitarbeiter zur Verschwiegenheit schriftlich verpflichten und auf die strafrechtlichen Folgen einer Verletzung der Verschwiegenheitspflicht, insbesondere über § 203 StGB, hinweisen. Der Auftragnehmer hat sich vom Subunternehmer Kopien der entsprechenden Erklärungen aushändigen zu lassen.

Der Auftragnehmer bestätigt, dass er vom Auftraggeber auf die strafrechtlichen Folgen einer Verletzung der Verschwiegenheitspflicht, insbesondere über § 203 StGB, hingewiesen wurde. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sich nur insoweit Kenntnis von fremden Geheimnissen zu verschaffen, als dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber ohne weitere Aufforderung eine Kopie der schriftlichen Verschwiegenheitserklärungen seiner Mitarbeiter oder beauftragter Subunternehmer auszuhändigen.

Anlage 1

Gegenstand der Vereinbarung

Hauptvertrag	Verarbeitungsgegenstand	Dauer der Verarbeitung
Dienstleistungsvertrag	IT-technische Wartung und Service gemäß der Beauftragung im Dienstleistungsvertrag	Gemäß Dienstleistungsvertrag
Vertrag über EL Control Panel	Betrieb und Wartung von Cloud-Management-Konsole	Gemäß Vertrag
Vertrag über EL mailarchive	Betrieb und Wartung von Cloud-E-Mail-Archivierung	Gemäß Vertrag
Vertrag über EL storage	Bereitstellung von Online-Speicherplatz	Gemäß Vertrag

Anlage 2

Konkrete Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit unter Berücksichtigung von Art und Zweck der Verarbeitung sowie etwaiger Datenübermittlungen in Drittländer:

Textliche Beschreibung des Verarbeitungsprozesses:
Der AN verarbeitet personenbezogene Daten des AG im Rahmen der unterstützenden Arbeit an und mit durch den Dienstleistungsvertrag abgedeckten Softwareprodukten. Hierbei ist die Verarbeitung personenbezogener Daten weder Regelfall noch Hauptzweck, kann jedoch im Rahmen der Leistungserbringung nicht ausgeschlossen werden.

Sollte für die zu erbringende Leistung die Datenübertragung an einen laut Anlage 6 in einem Drittland befindlichen Unterauftragnehmer erforderlich sein, so geschieht diese Übermittlung auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln in ihrer jeweils aktuellen Form, ergänzt durch zusätzliche Garantien wie durch "Schrems II" gefordert.

Tabellarische Auflistung von Art und Zweck einzelner Verarbeitungstätigkeiten:

Relevante Verarbeitungstätigkeiten innerhalb der Verarbeitung	Art der Tätigkeit	Zweck der Tätigkeit
Fernwartung, Troubleshooting und Analyse technischer Fragen und Probleme	Wartung an Softwareprodukten	Hilfestellung bei Problemen

Anlage 3

Liste der Datenkategorien:

Mutmaßlich können alle im jeweils zu wartenden System vorhandenen Daten betroffen sein.

Anlage 4

Liste der Kategorien betroffener Personen: